Die elektronische Akte und ihre erfolgreiche Einführung
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Aktives Akzeptanzmanagement erforderlich

Erst im weiteren Verlauf gewinnt die Transformation in eine neue Software-Umgebung an Bedeutung. Die Anzahl an erforderlichen Folgeworkshops bis zur Fertigstellung einer bedarfsgerechten Lösungsskizze sollte nicht unterschätzt werden. Probleme bei der Terminfindung durch Abwesenheiten und dienstliche Verpflichtungen sind an der Tagesordnung. Da heißt es Geduld bewahren, aber auch konsequent am Ball bleiben.

  • Nutzung von virtuellen Kommunikationsplattformen
Intensive Information und Kommunikation unterstützt die Akzeptanz des Veränderungsprozesses. Behördeneigene Intranet-Lösungen sind die Plattform für umfassende virtuelle Einbindung aller Organisationsmitglieder. Je zeitgemäßer die vorhandene Lösung, umso besser wird der Veränderungsprozess unterstützt. Ein reines Content-Management-System ist in den Möglichkeiten beschränkt und ermöglicht nur Information als Einbahnstraße. Zeitgemäße Kommunikationsplattformen mit „Facebook"-Technologien schaffen den transparenten virtuellen Dialog, der Partizipation ermöglicht. Die Kommunikation kann in Gruppen thematisch gebündelt und mit nutzerspezifischen Beiträgen und Kommentaren in der Chronologie nachvollzogen werden. Diese Gruppen sollten fachmännisch moderiert werden.

  • Erstellung von bereichsspezifischen Lösungsskizzen
Die Lösungsskizzen sind die Dokumentationen der Ergebnisse der durchgeführten Workshops. Damit sie ihre Wirkung entfalten können, sind Sie von der verantwortlichen Führungskraft freizugeben. Sie sind die Legitimation für den weiteren Implementierungsprozess. Bestandteil der Lösungsskizzen sollten auch Modelle der jeweils verantworteten Geschäftsprozesse sein. Je höher der Detaillierungsgrad, umso leichter wird der Transfer der Arbeitsabläufe in das Vorgangsbearbeitungssystem fallen.

  • Schulungen für Anwender und Multiplikatoren
Zeitnahe, am zukünftigen digitalen Arbeitsplatz ausgerichtete Schulungen sollten eine Selbstverständlichkeit sein. Aber auch hier kann vieles falsch laufen. Zu lange Schulungen (mehr als vier Stunden pro Tag), zu große zeitliche Lücken zwischen Schulung und Passworterteilung und damit verbundenem Echtbetrieb, schlechte Schulungskonzepte und ungenügend qualifizierte Dozenten seien hier nur beispielhaft erwähnt. Eine ständige Evaluation der Schulungsveranstaltungen wird dringend empfohlen. Die Identifikation von Multiplikatoren und deren gesonderte Schulung sorgt für arbeitsplatznahe Ansprechpartner, an die man sich gerade am Anfang der Nutzung vertrauensvoll wenden kann, ohne gleich sein Problem hausintern kommunizieren zu müssen.

  • Aktive Einforderung von Ideen und Anregungen zur Weiterentwicklung
Mit steigendem Nutzungsgrad und steigender Akzeptanz wird es erfahrungsgemäß vermehrt Wünsche und Anregungen zur weiteren Entwicklung der Lösungsumgebung geben. Es tauchen sicherlich auch kritische Stimmen auf, die auf Fehlfunktionen und inhaltliche Defizite hinweisen. Es gilt, all diesen Stimmen Raum zu geben und wertzuschätzen. Gerade diese Impulse sollten Prioritäten zur weiteren Entwicklung des E-Akte-Einsatzes bilden. Die Berücksichtigung des Feedbacks sorgt für eine weitere Steigerung der Akzeptanz und führt im besten Fall letztendlich zur Lösung, an der alle einen Anteil hatten und sich individuell mit identifizieren können.

Bei Umsetzung dieser beschriebenen Vorgehensweise sollte der erfolgreichen Einführung einer E-Akte aus Nutzersicht nichts mehr im Wege stehen. Es existieren natürlich weitere Anforderungen für einen erfolgreichen Betrieb wie die z. B. Verfügbarkeit, die hier jetzt nicht weiter betrachtet werden.

Elektronische Akte als ein modernes Werkzeug

Digitalisierung und elektronisches Verwaltungshandeln fallen nicht vom Himmel. Es bedarf moderner Werkzeuge, mit denen Verwaltungsabläufe zu optimierten, digitalen Geschäftsprozessen gewandelt werden. Die E-Akte ist nur ein Werkzeug, aber ein sehr Wesentliches für die revisionssichere, transparente und zeitgemäße Verwaltungsarbeit. Dieses Werkzeug muss wie ein gutes Küchenmesser von geübter Hand geführt und immer wieder regelmäßig geschärft, d.h. im übertragenen Sinne optimiert werden. Erst so entsteht die existentiell erforderliche Basis für digitales Verwaltungshandeln, die akzeptiert und zielführend genutzt wird. Und dann gewinnt sogar die E-Akte die Herzen der Menschen. Oder sie wird wenigstens geduldet und hat somit ihre Daseinsberechtigung.
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